1. Responsable du traitement
La présente politique explique comment Qentra System (« nous ») collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de sa plateforme de géolocalisation et de gestion de flotte, de son site web, de son application mobile et de ses API (les « Services »). Elle complète les conditions générales d'utilisation.
Responsable du traitement pour les données de ses propres clients : Qentra System, Abidjan, Côte d'Ivoire.
Toute personne qui n'accepte pas la présente politique est priée de bien vouloir fermer immédiatement sa session et de cesser toute utilisation des Services.
2. Cadre légal
Nous traitons les données personnelles conformément à la législation ivoirienne, et notamment :
- la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel ;
- la loi n° 2013-451 du 19 juin 2013 relative à la lutte contre la cybercriminalité ;
- la loi n° 2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques ;
- l'ordonnance n° 2012-293 du 21 mars 2012 relative aux télécommunications et aux technologies de l'information et de la communication.
3. Nos rôles : responsable et sous-traitant
Nous agissons en qualité de responsable du traitement pour les données relatives à nos clients directs : compte, facturation, support, sécurité de la Plateforme.
Nous agissons en qualité de sous-traitant pour les données que nos clients et managers traitent au moyen des Services, en particulier les positions des véhicules et les informations sur leurs conducteurs, employés ou propres clients. Dans ce cas, c'est le client ou le manager qui est responsable du traitement : il détermine pourquoi et comment ces données sont utilisées, doit informer les personnes concernées, recueillir leur consentement lorsque la loi l'exige et accomplir ses propres formalités auprès de l'ARTCI. Nous traitons ces données uniquement sur ses instructions, pour lui fournir les Services.
Les demandes des conducteurs ou employés concernant ces données doivent être adressées en priorité à leur employeur ou au titulaire du compte.
4. Données collectées
Données que vous nous fournissez
- Identité et contact : nom, identifiant, e-mail, téléphone, société, photo de profil.
- Véhicules et flotte : immatriculation, marque, modèle, documents (assurance, visite technique, carte grise), entretien, carburant, dépenses, missions.
- Conducteurs : nom, téléphone, numéro et catégories de permis, dates de validité, affectations.
- Échanges avec le support et réclamations.
Données générées par les Services
- Données de localisation des Boîtiers : position, vitesse, direction, altitude, kilométrage, état du contact, tension, niveau de batterie, alarmes.
- Événements et alertes, commandes à distance envoyées et leur résultat, partages de position.
- Indicateurs calculés : trajets, arrêts, comportement et score de conduite.
- Données techniques : adresse IP, type d'appareil, système, version de l'application, journaux de connexion et d'activité, jetons de notification.
- Données de paiement : montant, date, opérateur Mobile Money, référence de transaction. Nous ne conservons pas vos codes secrets Mobile Money.
5. Finalités
- Fournir les Services : affichage des positions, historique, alertes, rapports, commandes, gestion de flotte.
- Créer et gérer les comptes, sous-comptes et abonnements ; facturer et encaisser.
- Assurer le support, l'installation et la maintenance des Boîtiers.
- Sécuriser la Plateforme, prévenir la fraude et les accès non autorisés, conserver les preuves.
- Améliorer les Services à partir de statistiques agrégées ou anonymisées.
- Informer les clients des évolutions, des échéances et, avec leur accord lorsque requis, de nos offres.
- Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales et répondre aux réquisitions des autorités.
6. Bases légales
- Exécution du contrat : fourniture des Services, facturation, support.
- Consentement : notifications push, photo de profil, communications commerciales lorsque requis. Il peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà réalisés.
- Obligation légale : conservation comptable, réponse aux autorités.
- Intérêt légitime : sécurité de la Plateforme, prévention de la fraude, amélioration des Services, défense de nos droits en justice.
7. Géolocalisation : règles particulières
Les Services localisent des véhicules et engins équipés d'un Boîtier, et non des personnes. Toutefois, lorsqu'un véhicule est conduit par une personne identifiable, sa position peut constituer une donnée personnelle.
- Le titulaire du compte s'engage à n'équiper que des véhicules dont il est propriétaire ou détenteur légitime, et à informer préalablement tout conducteur de la présence du Boîtier, des finalités du suivi et de ses droits.
- La géolocalisation de salariés doit être justifiée par un motif légitime (sécurité, organisation des tournées, facturation, protection des biens) et proportionnée ; elle ne doit pas servir à un contrôle permanent hors du temps de travail.
- L'application mobile n'envoie pas à nos serveurs la position de votre téléphone. Elle ne l'utilise, sur votre demande et avec votre autorisation, que pour l'afficher sur la carte ou calculer votre distance à un véhicule, sur l'appareil lui-même.
- Le partage de position par lien est limité dans le temps, révocable à tout moment, et ne montre que le véhicule choisi.
8. Destinataires
Vos données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions :
- au titulaire du compte, à ses sous-comptes et aux managers dont il dépend (revendeur, entreprise gestionnaire) ;
- à notre personnel habilité (support, technique, facturation), tenu à la confidentialité ;
- à nos sous-traitants techniques : hébergement des serveurs, envoi de SMS et d'e-mails, notifications push, fournisseurs de cartographie, opérateurs de paiement Mobile Money, opérateurs de téléphonie pour les cartes SIM des Boîtiers ;
- aux personnes auxquelles vous partagez volontairement une position par lien ;
- aux autorités judiciaires, policières ou administratives, sur réquisition légale.
Nous ne vendons pas vos données personnelles.
9. Transferts hors de Côte d'Ivoire
Certains de nos sous-traitants (hébergement, notifications, cartographie, messagerie) peuvent traiter des données en dehors de la Côte d'Ivoire. Ces transferts sont réalisés dans les conditions prévues par la loi n° 2013-450, vers des prestataires offrant un niveau de protection suffisant ou encadrés par des garanties contractuelles, et, lorsque requis, après autorisation de l'ARTCI.
10. Durées de conservation
- Historique des positions : pendant la durée prévue par la formule souscrite (par exemple 30 jours, 6 mois ou 12 mois), puis suppression ou anonymisation automatique.
- Alertes et événements : durée identique à l'historique, sauf nécessité de preuve.
- Compte et données de flotte : pendant la durée du contrat, puis jusqu'à 12 mois après sa fin pour permettre une éventuelle réactivation ou la gestion d'un litige.
- Factures et paiements : dix (10) ans, conformément aux obligations comptables de l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable.
- Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.
- Données nécessaires à la défense de nos droits : jusqu'à l'expiration des délais de prescription applicables.
11. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des communications (HTTPS/TLS), mots de passe hachés, accès de l'application mobile protégé par une triple clé (clé d'application, signature cryptographique de chaque requête et jeton personnel à durée limitée), protection contre le rejeu, limitation du nombre de requêtes, cloisonnement des comptes, sauvegardes, journalisation et accès restreint aux seules personnes habilitées.
Aucune mesure n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Vous contribuez à la sécurité de vos données en choisissant un mot de passe robuste, en ne le communiquant à personne et en déconnectant les appareils que vous n'utilisez plus depuis votre espace « Compte ».
12. Vos droits
Conformément à la loi n° 2013-450, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- droit d'information et d'accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie ;
- droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes, en partie directement depuis votre compte ;
- droit d'opposition : vous opposer, pour un motif légitime, à un traitement, et sans motif à la prospection commerciale ;
- droit de suppression : demander l'effacement de vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à contact@axon-system.com en précisant votre identifiant et votre demande. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai raisonnable, et au plus tard dans les délais prévus par la loi. Si les données concernent un véhicule ou un conducteur géré par un client, nous transmettons la demande à ce client, responsable du traitement.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'ARTCI.
13. Cookies et stockage local
Le site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de la session, protection contre les requêtes frauduleuses (CSRF), mémorisation de préférences d'affichage. Ils ne nécessitent pas de consentement et ne servent pas à la publicité. Si des outils de mesure d'audience ou des cookies tiers venaient à être ajoutés, votre accord serait recueilli au préalable lorsque la loi l'exige.
14. Application mobile
L'application peut demander les autorisations suivantes, que vous pouvez refuser ou retirer dans les réglages de votre téléphone :
- Localisation : uniquement pour afficher votre position sur la carte et votre distance à un véhicule, sur demande ;
- Appareil photo et photos : uniquement pour choisir ou prendre votre photo de profil ;
- Notifications : pour recevoir les alertes de vos véhicules.
Vos identifiants de connexion sont conservés dans l'espace sécurisé du téléphone (Keystore/Keychain). La déconnexion efface ces informations de l'appareil.
15. Mineurs
Les Services sont destinés aux personnes majeures et aux personnes morales. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Le titulaire d'un compte qui utilise un Boîtier pour assurer la sécurité d'un véhicule conduit par un mineur le fait sous sa seule responsabilité, dans le respect de la loi.
16. Violation de données
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous prenons sans délai les mesures nécessaires pour la contenir, en informons l'ARTCI dans les conditions prévues par la loi et, lorsque cela est requis, les personnes concernées ou le client responsable du traitement.
17. Modifications
Nous pouvons modifier la présente politique à tout moment, notamment pour tenir compte d'évolutions légales ou de nouvelles fonctionnalités. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous vous en informons par l'espace client, l'application ou par e-mail. La poursuite de l'utilisation des Services vaut acceptation.
18. Contact
Pour toute question relative à vos données personnelles :
- par e-mail : contact@axon-system.com
- par courrier : Qentra System, Abidjan, Côte d'Ivoire